شاید شما هم جزو آن‌هایی باشید که پیام‌های خود را پیش از ارسال به دقت ویرایش می‌کنند و از این‌که حتی ساده‌ترین پیام‌های‌تان را پردازش می‌کنید به خود می‌بالید. در غیر این صورت شاید جزو نویسندگانِ تند و تیزی باشید که سرعت و حرارت‌شان بیشتر از دقت‌شان است؛ یعنی به جای آن‌که دیرتر و بی‌اشکال بنویسید، در حد آبرومندانه ولی پرشتاب می‌نویسید.
دو دانشمند علوم رفتاری در هاروارد به نام‌های تاد راجرز و جسیکا لاسکی فینک در کتابِ نوشتن برای خوانندگان پرمشغله توصیه می‌کنند که حتی در پیام‌های غیررسمی و پیش پا افتاده سعی کنید مثل نویسندگانِ بادقت عمل کنید. عنوان کتاب هوشمندانه انتخاب شده، چون همهٔ خوانندگان امروز سرشان شلوغ است. مردم مدام با پیام‌ها بمباران می‌شوند، از میل‌باکس تا این‌باکس تا پیام‌های متنی (یا حتی شبکه‌های اجتماعی و اپ‌های بازی).
چه باید خواند، چه را باید از نظر گذراند و چه چیزهایی را باید نادیده گرفت، تصمیماتی هستند که تقریبا هر کسی باید روزانه دست‌کم ده‌ها یا صدها بار بگیرد.
مولفان کتاب بر اصول جاافتاده‌ای دست می‌گذارند که از مدت‌ها پیش به عنوان رهنمودهای نگارش شناخته شده، از جمله این‌که واژگان غیرضروری را حذف کنید، کلماتی را انتخاب کنید که همه بلدند، و گرامر را ساده نگه دارید…. اما کتاب شواهدی هم ارائه می‌دهد.
مثلا اصلِ کمتر بهتر را در نظر بگیرید. بیشتر کتاب‌های مربوط به نگارش توصیه می‌کنند کلمات اضافی را حذف کنید. اما مولفانِ کتابْ این ایده را تست کرده‌اند. مثلا در ایمیلی به هزاران عضو هیئت امنای مدارس که از آن‌ها خواسته شد در یک نظرسنجی شرکت کنند، کاهش تعداد کلمات از ۱۲۷ به ۴۹ کلمه باعث تقریبا دوبرابر شدن نرخ پاسخگویی شد. محققان مزبور دریافتند که پیامِ طولانی‌تر به دریافت‌کنندگان این‌طور القاء می‌کند که کارِ موردنظر (مثلا پُر کردن پرسش‌نامه) هم به زمان بیشتری نیاز خواهد داشت.
همین امر پیام‌های متنی را هم شامل می‌شود. در آزمایش دیگری، در دورانِ کرونا پیامی به والدین ارسال شد که ابتدا شامل چند جمله دربارهٔ درکِ مشکلاتِ آموزش در خانه بود و بعد از آن‌ها خواست در یک نظرسنجی شرکت کنند. پیامِ دعوتِ کوتاه‌تر برای شرکت در نظرسنجی، با پاسخ‌های بیشتری روبه‌رو شد.
پس نویسندگان باید گاهی کوتاه بنویسند اما موثر، تا این‌که پرتعارف بنویسند اما نادیده گرفته شوند.
اغلبْ چالاکیِ گفتارِ شما بیشتر از محتوای آن‌چه که می‌نویسید اهمیت دارد. حتی وقتی از مردم تقاضای کمک مالی می‌شود ــ مثلا برای حمایت از کاندیداهای سیاسی ــ ایجاز در کلام ارزش خود را نشان می‌دهد. معقول است که فکر کنیم اهداکنندگانِ بالقوه هر چه دلایل بیشتری برای انجام این کار داشته باشند، بیشتر مایل به پرداختِ پول هستند. اما در یک آزمایش برای یک کاندیدای آمریکایی، صرفا حذف چند پاراگراف به‌طور یک در میان در متن ایمیلِ جلبِ کمک‌های مالی، میزانِ کمک‌ها را تا ۱۶ درصد افزایش داد (با آن‌که پیام ناپیوسته و بی‌ربط شده بود). حتی مشتاقانِ سیاست هم نمی‌خواهند توجهیاتِ بی‌پایانِ شما را بخوانند.
تعداد کلمات تنها چیزی نیست که باید از آن کم کرد. محدود کردن پیام‌ها به یک ایدهٔ واحد ــ یا حداقلِ ایده‌های مطلقا ضروری ــ باعث می‌شود خوانده شوند و بهتر به خاطر سپرده شوند و بر اساس آن‌ها عمل شود. کاهش تعدادِ اعمالِ ممکن هم همین اثر را دارد: لینکی در یک ایمیل (از یک مجله روان‌شناسی)، وقتی به‌صورت تکی ارسال شد، ۵۰ درصد بیشتر کلیک شد تا این‌که همراه با یک لینکِ اضافه (جایزه) ارسال شد.
گرامر و انتخاب واژه‌ها هم مهم است. جملات کوتاه با افعال معلوم و استفاده کلمات رایج که هر کسی استفاده می‌کند، بهترین گزینه است. پست‌های فیس‌بوکی، نقدهای آنلاین، و حتی نوشتجاتِ کوتاه غیررسمی که از این قواعد پیروی می‌کنند، بیشتر لایک و اشتراک‌گذاری و امثال این‌ها دریافت می‌کنند.
نویسندگانِ جدی هم باید به این موارد اهمیت بدهند. بررسی منشور اخلاقی ۱۱۸ شرکت عمومی نشان داد آن‌هایی که از جملاتِ طولانی و کلماتِ پیچیده استفاده می‌کنند، کمتر دارای ارزش اخلاقی و قابل اعتماد به حساب می‌آیند.
بقیهٔ نکاتِ مولفانِ مزبور بیش از آن‌که دربارهٔ نوشتن باشد دربارهٔ طراحی و بسته‌بندی اطلاعاتی است. سازمان‌دهی مهم است: یک آگهیِ بازطراحی‌شده از سوی پلیس نیویورک (برای جرایم کوچک در خیابان)، باعث شد موارد غیبت در دادگاه تا ۱۳ درصد کاهش یابد. کاربردِ نقطه-گلوله، تیترها و فرمت کردن برای تاکید، اگر به نحو صحیح استفاده شود خوب است. اما تلفیقِ اشکالِ مختلفِ تاکید مثل هایلایت و بولد و ایتالیک، مثل ساندیچ کرهٔ بادام زمینی با ژامبون و گورگونزولا روی نان موز است: ترکیبی از مواد که یک کلیّت نامطبوع و منصرف‌کننده را می‌سازد.
هر خواننده‌ای پرمشغله است و این شامل هر نویسنده‌ای هم می‌شود. و این آدم را وسوسه می‌کند تا هر تعداد پیام که می‌خواهد در کوتاه‌ترین زمان ممکن ارسال کند و همه چیز را به شانس واگذار کند. اما از نوشتنِ مقالات گرفته تا پیام‌های متنی برای برنامه‌ریزی ناهار و شام، وقت گذاشتن و توجه به نیازهای خواننده منافعی اثبات‌شده دارد.
اگر از بس سرتان شلوغ است پیام‌ها را چنان نامنضبط می‌نویسید که مخاطب‌تان با یک نگاه آن‌ها را دور می‌ریزد، مثل این است که هرگز چیزی ننوشته باشید.
